dnes je 7.8.2020

Input:

Dopad GDPR do pracovněprávních vztahů - nábor uchazečů o zaměstnání

15.8.2019, , Zdroj: Verlag Dashöfer

1.163
Dopad GDPR do pracovněprávních vztahů – nábor uchazečů o zaměstnání

Mgr. David Burian, Mgr. Zuzana Dubská, CIPP/E

Pro velké množství organizací, jejichž hlavní činnosti nespočívají ve zpracování osobních údajů koncových zákazníků, je zpracování vykonávané v rámci personální a mzdové agendy jednou z nejpalčivějších oblastí zpracování.

Nejprve se zaměříme na nábor a související nejasnosti, které se v této souvislosti mohou objevit. Otázky, s nimiž se v praxi setkáváme nejčastěji, Vás možná také napadají. Podívejme se tedy nejprve na ně a na jejich řešení.

Dotaz:

Je nezbytný souhlas uchazeče o pracovní pozici se zpracováním osobních údajů?

Odpověď:

V případě, kdy zaměstnavatel vyhlásí výběrové řízení na určitou pozici, často dochází k tomu, že uchazeč musí společně s profesním životopisem zasílat také souhlas se zpracováním svých osobních údajů. Takováto praxe je nesprávná, neboť zpracování osobních údajů za účelem posouzení a výběru vhodného uchazeče na pracovní pozici v rámci výběrového řízení je zpracováním nezbytným pro uzavření smlouvy, resp. přijetí opatření před uzavřením smlouvy. K tomuto účelu zpracování osobních údajů tak souhlas vůbec není potřebný. Pokud takový souhlas zaměstnavatel vyžaduje, jedná se o souhlas nadbytečný, který ani nemůže splňovat požadavky GDPR, neboť nejen, že není svobodný, ale není ani informovaný. Po ukončení výběrového řízení však již zaměstnavatel osobní údaje nevybraných uchazečů nepotřebuje a mělo by tak dojít k jejich výmazu, viz následující dotaz.

Dotaz:

Je možné si životopisy nevybraných uchazečů po ukončení výběrového řízení ponechat pro případ, že by se uvolnila nová a vhodná pozice?

Odpověď:

V tomto případě je pro takové zpracování již nezbytný souhlas daného uchazeče. Souhlas musí splňovat jak formální tak procesní náležitosti podle GDPR. Daný uchazeč by měl být informován o účelu tohoto zpracování a i přesto, že souhlas je kdykoliv odvolatelný, je v tomto případě vhodné jej informovat i o době, po kterou bude životopis u zaměstnavatele uložený, např. na jeden či dva roky. Pokud by tento souhlas byl v průběhu času odvolán, je zaměstnavatel povinen všechny osobní údaje smazat. Souhlas s uchováním životopisů nevybraných uchazečů by v žádném případě neměl být podmínkou účasti ve výběrovém řízení. V takovém případě by totiž souhlas nebyl svobodný, a tudíž by byl z pohledu GDPR neplatný.

Zákoník práce v § 30 ZP stanoví, že zaměstnavatel smí vyžadovat v souvislosti s jednáním před vznikem pracovního poměru od fyzické osoby, která se u něj uchází o práci, nebo od jiných osob, jen údaje, které bezprostředně souvisejí s uzavřením pracovní smlouvy. Vodítkem k tomu, jaké osobní údaje to jsou, je § 316 odst. 4 ZP, který demonstrativně uvádí údaje, které zaměstnavatel od zaměstnance požadovat, resp. zpracovávat nesmí (údaje o těhotenství, rodinných a majetkových poměrech, sexuální orientaci, původu, členství v odborové organizaci, členství v politických stranách a hnutích, příslušnosti k církvi nebo náboženské organizaci, trestněprávní bezúhonnosti)1.

Veřejně dostupné informace o uchazeči

Je běžnou praxí, že přijetím uchazeče do zaměstnání se personalista podívá také na informace, které jsou o uchazeči dostupné např. prostřednictvím sociálních sítí. V prohlížení veřejně přístupných informací samozřejmě nelze nikomu bránit. Subjekt údajů se v daném případě sám vystavil riziku, že některá informace, kterou zveřejnil, může mít pro něj nepříznivé následky. Do jiné situace se však zaměstnavatel dostává, pokud informace, které o uchazeči zjistí, začne systematicky zaznamenávat a ukládat např. za účelem, aby si pak mohl informace o všech uchazečích komplexně vyhodnotit. V takovém případě již provádí další zpracování osobních údajů a pro takové musí disponovat právním titulem. Zaměstnavatelé by měli brát rovněž ohled na to, zda se jedná o profil čistě osobní nebo o profil založený pro účely pracovní či profesionální. V každém případě musí ctít zásadu minimalizace zpracovávaných osobních údajů a zpracovávat pouze takové osobní údaje uchazečů, které jsou nezbytné pro danou pracovní pozici. K tomuto tématu se již vyjádřila i Pracovní skupina podle čl. 29 Směrnice 95/46/ES (WP 29).2 WP 29 v tomto smyslu konstatovala, že takové zpracování lze opřít o oprávněný zájem správce pouze v případě, kdy by takové informace byly nezbytné vzhledem k dané pozici.

Dotaz:

Je podle GDPR možné provádět psychologické testování potenciálních zaměstnanců?

Odpověď:

I v tomto případě bude záležet na tom, zda je provedení daného testu nezbytné pro