1.193
Kopírování osobních dokladů
Mgr. Mgr. Radana Burešová
Dotaz:
Při nástupu do zaměstnání pořizujeme na základě souhlasu budoucího zaměstnance kopii občanského průkazu a kartičky zdravotní pojišťovny. Souhlas nový zaměstnanec uděluje pouze ústně. Postačuje tento ústní souhlas z právního hlediska?
Odpověď:
Na pořizování kopií občanských průkazů dopadá dvojí právní úprava. Jednak zákon č. 269/2021 Sb., o občanských průkazech, který od srpna 2021 nahradil předchozí zákon o občanských průkazech č. 328/1999 Sb., jednak obecné nařízení o osobních údajích (GDPR).
Podle § 39 písm. c) zákona č. 269/2021 Sb. je zakázáno pořizovat kopii občanského průkazu bez souhlasu držitele občanského průkazu. Porušení tohoto zákazu je přestupkem, za který hrozí pokuta až do výše 10 000 Kč.
Předchozí právní úprava byla explicitní v tom ohledu, že požadovala "prokazatelný" souhlas a v souvislosti se souhlasem odkazovala na zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů.
V praxi se však nic nemění. I nadále je v zájmu toho, kdo kopii občanského průkazu pořizuje, aby byl souhlas prokazatelný, protože jinak se vystavuje nebezpečí sankce. Je tedy v zájmu zaměstnavatele, aby byl souhlas udělen písemně, např. slovy "Já, ..., tímto souhlasím s pořízením kopie svého OP pro účely ...." S uvedením data a podpisu uvedenými přímo na kopii průkazu.
V souvislosti s GDPR však vyvstává další problém. Je zřejmé, že občanský průkaz obsahuje celou řadu osobních údajů, pořizování jeho kopií tedy spadá do působnosti GDPR. Pokud pro ně nelze dovodit jiný právní titul, je tedy nezbytný souhlas. Ten musí být mj. informovaný, svobodný a jednoznačný.
V souvislosti s udělováním souhlasu se zpracováním osobních údajů se však má za to, že takový souhlas v zásadě není nikdy svobodný (dobrovolný), jelikož zaměstnanec je ve vztahu k zaměstnavateli v podřízeném a závislém postavení. Doporučuje se tedy souhlasu v pracovněprávních vztazích nevyužívat a…
