36.2
Whistleblowing jako součást CMS a jeho zavedení
JUDr. Pavel Koukal
S vhodným nastavením interních procesů oznamování protiprávního a neetického jednání v rámci obchodních společností je v praxi korporátní complinace a CMS spojena celá řada konkrétních otázek a problémů.
Před vlastním zavedením whistleblowingu a zahájením procesu interního oznamování musí proto být u každé společnosti transparentně a výslovně stanoveno:
-
jaký bude konkrétní věcný okruh jednání, na který se má interní systém vztahovat (věcná působnost);
-
na jaký okruh osob se bude ochrana v rámci whistleblowingu vztahovat (osobní působnost);
-
jaká budou konkrétní interní pravidla postupu při přijímání, prošetřování a vyřizování oznámení v rámci tzv. následných opatření (včetně zachování důvěrnosti, fungování interního a externího oznamovacího kanálu);
-
jaká budou konkrétní organizačně technická, právní i jiná opatření k ochraně oznamovatele, jakož i tzv. dotčených osob a dalších třetích osob.
K tomu přistupují i další významné související otázky, především interní postupy a pravidla pro případná předávání oznámení příslušným orgánům veřejné moci, zejména orgánům činným v trestním řízení, pokud je dáno podezření ze spáchání trestného činu, anebo příslušným správním orgánům, jestliže jde o podezření z přestupku.
Významným praktickým vodítkem pro zavádění whistleblowingu u obchodních společností je i požadavek, aby nešlo o izolované opatření a aby se tak tato "Hot Line" nestala izolovaným nástrojem bez návaznosti a vzájemné propojenosti s ostatními nástroji využívanými v rámci CMS. Musí tedy vždy dojít k tomu, aby byl interní systém oznamování vhodně zasazen do širšího organizačního rámce. V tomto směru nesmí současně jít o jediný komunikační kanál, ale o kanál zcela samostatný a nezávislý na ostatních nástrojích.
Významné jsou v tomto směru i používané technické prostředky whistleblowingu z hlediska používaného informačního systému, aplikace anebo jiné formy komunikačního kanálu, kterými jsou, resp. mohou být speciální elektronické aplikace, centrální linka se záznamníkem, schránka elektronické pošty anebo případně i fyzická možnost zaslat anebo podat ("vhodit" do zvláštní schránky) písemný podnět, resp. oznámení. Velmi důležité jsou v tomto směru i možné koncernové souvislosti, resp. nástroje a s nimi související technické prostředky nastavené u mateřské společnosti.
Směrnice EU o whistleblowingu v tomto směru mj. výslovně požaduje, aby interní kanály pro přijímání oznámení, které jsou navrženy, byly zřízeny a provozovány bezpečným způsobem, jenž zajišťuje utajení totožnosti oznamující osoby a veškerých třetích osob zmíněných v oznámení a zabraňuje přístupu neoprávněných pracovníků.
Jako nevhodné se přitom jeví příliš sofistikované elektronické aplikace, kde se případný oznamovatel musí složitě "proklikávat" jednotlivými jejími částmi a oddíly, aby mohl elektronicky zadat "nový podnět" či již podaný, resp. vložený "podnět doplnit" anebo dokonce nutností se do aplikace přihlašovat a odhlašovat. Je také třeba v používané aplikaci vždy dbát na oddělení při podávání podnětů k posuzování určitého chování ze strany Compliance Officera, např. schválení daru a/nebo pohoštění ("Formulář na přiznání darů a pohoštění"), od vlastního podání oznámení typu "chci oznámit protiprávní/neetické jednání" v rámci jedné elektronické aplikace, kdy se pak ve své podstatě zcela stírá cíl a…
